El costo de digitar la misma información varias veces en su empresa

Imagine a una empresa de tecnología o de servicios en Bogotá o Medellín con unos 60 empleados. Crece a buen ritmo, el equipo comercial vende bien y las contrataciones no paran. Sin embargo, en la oficina administrativa el ambiente es de caos silencioso. Cuando el área comercial cierra un cliente, manda un correo al equipo de operaciones para que inicie el proyecto. Operaciones crea una carpeta en la nube y le pide a TI por WhatsApp que le configure los accesos al cliente. TI, por su parte, apunta el requerimiento en un Excel. Días después, cuando entra un nuevo ingeniero para atender esa cuenta, Gestión Humana llena su contrato en Word, pasa sus datos a una hoja de cálculo para la planilla de la UGPP y le avisa por chat al administrador de sistemas para que le compre computador y le cree el correo corporativo. En este escenario, el costo de digitar la misma información varias veces no se ve en una factura mensual, pero desangra la productividad, multiplica los errores operativos y retrasa el cobro a los clientes.

En ELEMENTHOR vemos que este patrón se repite en cientos de organizaciones en Colombia. El problema no es la falta de ganas ni el talento de la gente. El verdadero obstáculo es la desconexión entre los sistemas de la empresa. Tener la información regada en conversaciones de chat, archivos de Excel sueltos y programas aislados que no se hablan entre sí obliga a los empleados a actuar como puentes humanos. Copiar un número de cédula, una dirección de correo o los detalles de una venta de una pantalla a otra consume horas semanales que deberían dedicarse a atender mejor al cliente o a hacer crecer el negocio.

El costo de digitar la misma información varias veces en la operación diaria

Para dimensionar el impacto de este problema, basta con revisar lo que ocurre cuando un proceso cruza varios departamentos. El trabajo duplicado genera consecuencias directas en la caja y en el clima laboral de la empresa.

• Fugas de información y errores humanos: Escribir a mano un número de documento o una cuenta bancaria en tres sitios distintos aumenta la probabilidad de equivocarse. Un error en la cédula del trabajador genera rechazos en los pagos de seguridad social ante la PILA, reteniendo liquidaciones o generando requerimientos molestos.
• Demoras en el inicio de proyectos: Si el equipo de servicio al cliente no se entera de inmediato cuando Comercial cierra un contrato, la puesta en marcha se frena. El cliente recién firmado percibe desorganización desde el primer día.
• Solicitudes de TI traspapeladas: Cuando el ingreso de un colaborador se gestiona por mensajes de texto o notas sueltas, el equipo de sistemas suele enterarse el mismo día en que la persona se sienta en su escritorio. Resultado: dos o tres días de sueldo pagados sin que el empleado pueda trabajar porque no tiene computador ni usuario activo.
• Reprocesos en la nómina: Si las novedades como licencias, incapacidades de la EPS o vacaciones aprobadas se quedan en el correo del jefe inmediato y no llegan a tiempo a la persona que liquida la nómina, hay que hacer ajustes manuales, reliquidaciones y correcciones sobre la marcha.

Este desorden operativo también afecta el cumplimiento legal ante entidades como la DIAN o la UGPP, donde la trazabilidad de los datos debe ser exacta y coincidir punto por punto entre lo que se contrata, lo que se trabaja y lo que se paga.

Cómo eliminar la duplicidad de datos paso a paso

Transformar una empresa fragmentada en una operación fluida no requiere cambiar toda la tecnología de la noche a la mañana ni hacer inversiones astronómicas en consultoría. El secreto está en unificar las herramientas bajo una arquitectura donde el dato se registre una sola vez y viaje de forma automática a donde se necesite.

1. Centralizar la gestión del talento humano

El ciclo de vida de un empleado debe ser lineal. Cuando Selección aprueba una contratación, los datos personales, el cargo y el salario deben quedar registrados en una plataforma centralizada. Desde ese momento, la información contractual debe alimentar automáticamente los módulos de liquidación para que nadie tenga que volver a digitar nombres, números de identificación o cargos en el sistema de pagos.

2. Automatizar las solicitudes operativas de ingreso y retiro

El ingreso de un trabajador debe gatillar de forma inmediata la creación de sus herramientas de trabajo. Al formalizarse el contrato, el área de TI debe recibir una tarea automática para preparar el equipo, asignar la cuenta de correo y configurar los permisos en las aplicaciones correspondientes. De la misma manera, cuando se procesa una salida, el sistema debe generar la orden para retirar accesos y solicitar la devolución de los activos de la empresa, evitando que excolaboradores mantengan acceso a datos confidenciales.

3. Conectar la aprobación de novedades con la nómina

Las solicitudes de descanso, licencias de paternidad o incapacidades médicas deben gestionarse en un portal de autoservicio. Una vez que el jefe inmediato aprueba la solicitud en el sistema de gestión humana, esta novedad debe trasladarse de inmediato al motor de nómina sin intervención humana. Esto elimina las planillas paralelas en Excel y asegura que los desprendibles de pago reflejen la realidad sin correcciones de última hora.

4. Vincular las ventas con la prestación del servicio

El trabajo del equipo comercial no termina al firmar el contrato. En cuanto una oportunidad se marca como ganada en el sistema de ventas, el área de operaciones y servicio al cliente debe recibir la notificación con todo el historial de lo negociado. Así, los requerimientos del cliente quedan asociados a su ficha principal y el equipo de soporte técnico conoce el contexto completo sin tener que preguntarle al vendedor qué fue lo que prometió.

Casos prácticos de integración automática en empresas colombianas

Cuando las áreas funcionales de la empresa se comunican mediante flujos automáticos, el costo de digitar la misma información varias veces desaparece por completo.

Pensemos en el caso de la incorporación de un especialista en marketing. Con un ecosistema integrado, al momento de firmar su contratación en el módulo de personal, la información migra automáticamente a la nómina y queda creada su ficha de pago. En paralelo, se abre un tiquete de trabajo para el administrador de TI, indicándole que debe entregar un portátil con software de diseño y crear su usuario en la mesa de ayuda. Si meses después este empleado solicita cinco días de vacaciones y su jefe los aprueba en la plataforma, la novedad viaja directo a la nómina del mes sin que nadie de Recursos Humanos tenga que enviar un correo recordatorio.

Lo mismo sucede en la atención a clientes. Supongamos que una empresa de logística cierra un contrato corporativo. Al pasar el negocio a estado ganado, el sistema crea automáticamente el proyecto de puesta en marcha en la mesa de servicios para que los consultores configuren la cuenta. Si semanas después el cliente abre un tiquete por una falla en un despacho, el agente de soporte ve el historial completo de la venta, el contrato firmado y los acuerdos de nivel de servicio desde la misma pantalla, sin tener que pedirle explicaciones a Comercial.

Preguntas frecuentes

Por dónde empezar

Reducir los tiempos muertos y erradicar los errores de digitación en su organización es un paso indispensable para crecer de forma ordenada. Si busca una solución práctica y diseñada para la realidad operativa de las empresas en Colombia, OSNEX Flow le permite conectar sus procesos sin complicaciones técnicas.

Con OSNEX Flow, al contratar un empleado en el módulo de personal, este pasa automáticamente a la nómina, queda registrado en la mesa de servicio y se generan las tareas para asignarle computador y accesos. Al gestionar un retiro, se solicita la recogida del equipo, se desactivan los permisos y la nómina se entera para liquidar. Asimismo, las vacaciones e incapacidades aprobadas llegan como novedad a la nómina, y cada cliente ganado en el CRM abre su puesta en marcha en el área de servicio manteniendo su historial unificado. Todo esto se activa de forma sencilla utilizando el mismo correo de administrador en cada producto. Pruebe esta tecnología con una prueba gratis de 14 días y compruebe cómo su equipo recupera el tiempo que antes perdía haciendo el mismo trabajo dos veces.

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