Política de tratamiento de datos personales

Cómo recogemos, usamos, guardamos y protegemos tus datos personales en ELEMENTHOR y en OSNEX Service Desk, CRM, HCM y Nómina, y cómo puedes ejercer tus derechos. Vigente desde el 9 de noviembre de 2026.

1. Responsable del tratamiento

Oscar Paipilla, NIT 80027316-0, con domicilio en Bogotá. Correo: support@elementhor.com.

2. Marco legal

Esta política cumple la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Datos que tratamos

• De quienes se registran o compran: nombre, correo, empresa, cargo, teléfono, dirección de la cuenta, datos de facturación (NIT o cédula, razón social) y la información de los pagos (no guardamos números de tarjeta: los procesa Wompi).
• De uso del servicio: inicios de sesión, dirección IP, navegador, páginas visitadas y acciones dentro de las apps, para seguridad, soporte y mejora del servicio.
• De quienes nos escriben: los datos que incluyan en el correo o en el chat.

4. Finalidades

• Crear y administrar tu cuenta y prestarte el servicio contratado.
• Procesar pagos, emitir documentos de cobro y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Darte soporte y enviarte avisos del servicio (mantenimientos, seguridad, vencimientos).
• Enviarte información comercial de nuestros productos, solo si lo autorizas; puedes darte de baja en cualquier momento con el enlace del correo o escribiéndonos.
• Prevenir fraude, proteger la plataforma y atender requerimientos de autoridades.
• Medir el uso del sitio para mejorarlo.

5. Datos que tus empresas guardan en OSNEX

Los datos que cada empresa cliente registra en sus apps (casos, clientes, empleados, salarios, nómina) son de esa empresa, que es la responsable de su tratamiento. ELEMENTHOR actúa como encargado: los guarda y procesa solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la empresa, con las medidas de seguridad descritas en Seguridad, y no los usa para fines propios ni los vende. La empresa cliente debe tener la autorización de sus titulares (por ejemplo, de sus empleados).

6. Datos sensibles y de menores

No pedimos datos sensibles para usar el sitio. Si una empresa los registra en sus apps (por ejemplo, incapacidades en HCM o Nómina), lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización expresa de los titulares. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. No dirigimos el servicio a menores de edad.

7. Derechos del titular

Como titular puedes: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso que les damos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratis a tus datos.

8. Cómo ejercer tus derechos

• Consultas: escribe a support@elementhor.com. Respondemos en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisándote el motivo).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): escribe al mismo correo con tu nombre, documento, la descripción de lo que pides, tu dirección de contacto y los documentos que quieras hacer valer. Respondemos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más). Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes.
• Solo puedes acudir a la SIC después de agotar este trámite con nosotros.

9. Transferencia y transmisión internacional

Para prestar el servicio usamos proveedores que pueden tratar datos fuera de Colombia, con medidas de seguridad adecuadas: Amazon Web Services (servidores en Ohio, Estados Unidos), Wompi (pagos), proveedores de correo electrónico y, si la empresa los activa, servicios de inteligencia artificial y las integraciones que conecte. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión.

Información para la DIAN. OSNEX Nómina genera los archivos XML de nómina electrónica firmados con el certificado de la empresa, pero ELEMENTHOR no los envía a la DIAN ni actúa como proveedor tecnológico. Cada empresa descarga esos archivos y los transmite a la DIAN (autoridad tributaria de Colombia) por su cuenta, como lo exige la ley, a través de su propio software habilitado o de su proveedor tecnológico.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos las medidas descritas en Seguridad y Respaldos. Conservamos los datos mientras tengas cuenta o mientras la ley lo exija (por ejemplo, la información contable). Al cerrar una cuenta, la empresa puede descargar toda su información antes de que la borremos.

11. Cookies

Usamos cookies necesarias para mantener tu sesión y la seguridad, y mediciones propias de visitas sin publicidad de terceros. Puedes borrarlas desde tu navegador; si lo haces tendrás que volver a iniciar sesión.

En nuestras páginas públicas medimos, con una herramienta propia y sin terceros, cómo se usan: dónde se hace clic, hasta dónde se baja y el recorrido del puntero, para mejorar el sitio. No usa cookies, no guarda lo que escribes en los formularios ni tu dirección IP, y estos datos se borran automáticamente después de un tiempo.

12. Autorización y cambios

Al registrarte, comprar o escribirnos, autorizas el tratamiento de tus datos según esta política. Si la cambiamos de forma importante, lo avisaremos en esta página y por correo antes de aplicar los cambios.