Personal, uso aceptable y formación
Antes de dar acceso
- Verificación de antecedentes proporcional al acceso (referencias, identidad y, para acceso a datos restringidos, antecedentes judiciales y disciplinarios), según la ley colombiana y con autorización de la persona.
- Contrato firmado que incluya el cumplimiento de estas políticas y un acuerdo de confidencialidad que siga vigente después de terminar.
Durante la relación
- Cada persona conoce sus responsabilidades de seguridad y privacidad para su cargo.
- Formación en seguridad al entrar y al menos una vez al año (engaños por correo, claves, manejo de datos, reporte de incidentes). Quien maneje datos restringidos recibe además formación sobre los procedimientos de su función. Cada formación queda registrada en la consola.
Uso aceptable
- Los equipos y cuentas de ELEMENTHOR se usan para el trabajo; no se instalan programas de fuentes no confiables.
- No se comparten cuentas ni claves; no se reenvían datos de clientes a correos o servicios personales.
- Pantalla bloqueada al alejarse y escritorio despejado.
- Trabajo remoto: solo desde equipos que cumplen la política de equipos, en redes de confianza o con conexión cifrada; nunca en equipos públicos.
Al terminar o cambiar de función
Se quitan los accesos el mismo día, se devuelven los equipos y se borran los datos de ELEMENTHOR de cualquier equipo personal. Si cambia la función, se ajustan los permisos al nuevo rol.
Avisos
Las personas conocen esta política y sus obligaciones legales; los cambios se comunican por escrito.
Revisión
Este documento se revisa al menos una vez al año y cada vez que haya un cambio importante en el servicio, en la infraestructura o en la ley. La revisión y la aprobación quedan registradas en Consola → Seguridad y cumplimiento, con su versión y fecha.
Sobre este documento
Esta es la versión 2 de la política, aprobada el 2026-11-13. Forma parte del programa de seguridad de la información de ELEMENTHOR, que cubre los 17 dominios de la Cloud Controls Matrix de la Cloud Security Alliance y aplica a OSNEX Service Desk, CRM, HCM y Nómina. Cada política tiene un responsable, se revisa al menos una vez al año y cada revisión queda registrada con su fecha y su versión.
Si tu empresa está evaluando a ELEMENTHOR como proveedor y necesita más detalle, por ejemplo el cuestionario de seguridad, el modelo de responsabilidad compartida o la lista de componentes del servicio, escríbenos a support@elementhor.com y te respondemos por correo.